Google Sitesのサイト分析で社内ポータルを改善する

Google Sitesには組み込みのサイト分析機能があり、社内ポータルの利用状況を把握できます。この機能は、情シス担当者が社内ポータルの効果を測定し、継続的な改善サイクルを設計・運用する上で重要な役割を果たします。

この記事を読んだほうが良い人

• Google Sitesで社内ポータルを運用している情シス担当者
• 社内ポータルがどれくらい使われているか分からず困っている人
• ポータルの改善活動にデータに基づいた根拠が欲しいと考えている人
• Google Workspaceの活用度を高めたいと考えている人

Google Sitesのサイト分析機能で何ができるか

Google Sitesには、サイトの利用状況を把握するための分析機能が標準で備わっています。この機能により、情シス担当者は社内ポータルの閲覧状況に関する基本的なデータを収集できます。

確認できる主なデータ

Google Workspace 管理コンソールのヘルプによると、サイトのアナリティクス機能では以下の主要なデータを確認できます。

• サイトの閲覧数: サイト全体が閲覧された総回数
• ユニーク閲覧者数: サイトを閲覧したユニークなユーザーの数
• ページの閲覧数: 個々のページが閲覧された総回数
• ユニークページ閲覧者数: 個々のページを閲覧したユニークなユーザーの数

これらのデータは、サイト全体や特定のページの利用状況を概観するために役立ちます。データは通常、過去30日間のものが表示されます。

サイト分析機能の有効化と確認場所

サイト分析機能は、Google Workspace 管理コンソールから有効化し、データを確認できます。 管理コンソールの「アプリ」>「Google Workspace」>「Sites」>「サイトのアナリティクス」セクションで、この機能を管理できます。詳細な手順はGoogleの公式ヘルプを参照してください。

社内ポータルの改善サイクルを設計する

サイト分析データを活用することで、社内ポータルを「作って終わり」ではなく、継続的に改善していく運用サイクルを確立できます。これは「PDCAサイクル」の考え方に基づいています。

1. Plan（計画）：目標設定とKPIの選定

まず、社内ポータルが達成すべき目標を明確にし、その達成度を測るためのKPI (Key Performance Indicator) を設定します。

• 目標例:

  • 社内申請手続きの問い合わせ数を20%削減する
  • 特定の重要情報（例: 会社規程）へのアクセス数を増やす
  • 新入社員のオンボーディング期間を短縮する

• KPI候補:

  • ユニーク閲覧者数: ポータルにアクセスしたユーザーの広がりを示す
  • 特定の重要ページのユニークページ閲覧者数: 重要な情報がどれだけ閲覧されているかを示す
  • ページあたりの平均閲覧時間（※）: ユーザーがコンテンツにどれだけエンゲージしているかを示す（※Sites組み込み分析では直接確認できないが、Google Analytics連携で可能）
  • 更新頻度: 情報鮮度を保つための指標（これはサイト分析データ外で管理）

サイト分析機能で直接得られるデータと、運用で補完するKPIを組み合わせて設定することが重要です。

2. Do（実行）：施策の実施

KPIに基づいて、ポータルの改善施策を実行します。

• コンテンツの更新: 古い情報を削除し、新しい情報を追加する
• 情報設計の見直し: ナビゲーションを分かりやすくする、関連情報をまとめる
• プロモーション: 社内チャットやメールで新しいコンテンツや更新情報を告知する
• フィードバック収集: ユーザーアンケートやヒアリングで直接的な意見を募る

3. Check（評価）：データによる効果測定

施策実施後、設定したKPIがどのように変化したかをサイト分析データで確認します。

• 施策前後のユニーク閲覧者数を比較する
• 特定ページの閲覧数が増加したか確認する
• ユーザーからのフィードバックとデータに乖離がないか検証する

この段階で、施策が目標達成に貢献したか、あるいは期待通りの効果が得られなかったかを客観的に評価します。

4. Act（改善）：次なるアクションの決定

評価結果に基づき、次のアクションを決定します。

• 効果があった施策は継続・拡大する
• 効果がなかった施策は中止し、原因を分析して新たなアプローチを検討する
• 新たな課題が発見された場合は、次の「Plan」に組み込む

このサイクルを継続的に回すことで、社内ポータルの価値を最大化し、情報共有のインフラとして機能させることができます。

サイト分析データを活用する上での注意点

Google Sitesの組み込みサイト分析機能は手軽ですが、いくつかの注意点があります。

• データ保持期間: 通常30日間と限定的です。長期的なトレンド分析にはGoogle Analyticsとの連携を検討する必要があります。
• 詳細なユーザー行動の把握: どのユーザーがどのコンテンツをどれくらいの時間見たか、といった詳細な行動データは直接提供されません。
• 外部アクセス: 社外からのアクセスもカウントされる可能性があるため、社内ポータルとしてのみ利用している場合はその点を考慮してデータを解釈します。

これらの限界を理解した上で、まずは手軽に利用できる組み込み分析から始め、必要に応じてGoogle Analytics連携など、より高度な分析ツールへの移行を検討するのが現実的です。

まとめ

Google Sitesのサイト分析機能は、社内ポータルの運用状況を把握し、データに基づいた改善サイクルを回すための第一歩です。情シス担当者は、この機能を活用して以下のステップでポータルの価値を高めることができます。

• 社内ポータルの目標を明確にし、サイト分析データで測定可能なKPIを設定する
• KPIに基づいた改善施策を実行し、その効果をデータで評価する
• 評価結果から次のアクションを決定し、継続的な改善サイクルを回す

「作って終わり」のポータル運用から脱却し、データドリブンなアプローチで社内情報共有の最適化を進めましょう。これにより、情シス部門が提供する価値を社内に明確に示し、より戦略的なIT投資の根拠とすることも可能です。

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